Die 12 Kennzahlen, die ein Distributionsleiter 2026 verfolgen sollte

1. Rohmarge nach Kunde / Kategorie / Vertreter. Definition: die erzielte Marge, nicht gesamthaft, sondern aufgeschlüsselt nach Kunde, Produktfamilie und Verkäufer. Warum es zählt: der Durchschnitt lügt. Er verbirgt den umsatzstarken Kunden, den Sie mit Verlust bedienen, und den Vertreter, der seinen Umsatz mit Rabatten erkauft. Zielwert: keine einzelne Zahl, sondern eine kontrollierte Streuung — finden Sie die 10 % der Kunden oder Positionen, die Marge vernichten, und bearbeiten Sie sie einzeln.

2. DSO — durchschnittliche Forderungslaufzeit. Definition: die mittlere Zahl der Tage zwischen Rechnung und Zahlungseingang. Warum es zählt: jeder überschüssige DSO-Tag ist gebundenes Kapital, das Sie anstelle Ihrer Kunden finanzieren. Zielwert: streben Sie etwa Ihre vertraglichen Konditionen plus einen kurzen Puffer an (netto 30 → ein DSO von 35–40 Tagen ist gesund); jenseits des 1,3-Fachen Ihrer Konditionen ist das Mahnwesen defekt.

3. Wert des toten Bestands (90 / 180 / 365 Tage). Definition: der Wert der Artikel ohne Bewegung seit 90, dann 180, dann 365 Tagen. Warum es zählt: dieser Bestand ist kein Vermögenswert, sondern totes Kapital, das Platz belegt, altert und schließlich abgeschrieben wird. Zielwert: halten Sie toten Bestand über 180 Tage unter einer klaren Obergrenze (oft 5–10 % des Gesamtwerts) und legen Sie eine Abverkaufsregel fest — Preisnachlass, Lieferantenrückgabe oder Entsorgung — vor den 365 Tagen.

4. Working-Capital-Bedarf. Definition: Bestand + Forderungen − Verbindlichkeiten; das Kapital, das der Betrieb dauerhaft bindet. Warum es zählt: im Vertrieb frisst Wachstum das Working Capital — je mehr Sie verkaufen, desto mehr Bestand und Außenstände finanzieren Sie, bevor Sie bezahlt werden. Zielwert: verfolgen Sie es in Umsatztagen und vor allem seinen Trend: ein Working Capital, das schneller wächst als der Umsatz, ist eine Warnung, keine Zwangsläufigkeit.

5. Servicegrad (Fill Rate). Definition: der Anteil bestellter Positionen oder Mengen, den Sie sofort ab Lager bedienen. Warum es zählt: es ist das eingelöste Versprechen an den Kunden, Position für Position — ein niedriger Fill Rate erzeugt Fehlmengen, Teillieferungen und teure Rückstände. Zielwert: die meisten gesunden Distributoren halten 95–98 %; unter 95 % wird es ein Kundenthema, nicht nur ein Logistikthema.

6. OTIF — termin- und mengengerecht (On Time In Full). Definition: der Anteil der Aufträge, die zum zugesagten Termin UND vollständig geliefert werden, beides zugleich. Warum es zählt: es ist die ehrlichste Kennzahl der Kundenerfahrung, weil sie nichts verzeiht — ein pünktlicher, aber unvollständiger Auftrag scheitert ebenso wie ein vollständiger, aber verspäteter. Zielwert: 90–95 % ist ein gutes Niveau; messen Sie beim Endkunden, nicht an der Verladerampe.

7. Fehlmengenquote. Definition: wie oft ein Artikel, der verfügbar sein sollte, bei Auftragseingang auf null steht. Warum es zählt: eine Fehlmenge ist eine doppelte Strafe — der sofort verlorene Umsatz und mit der Zeit ein Kunde, der sich angewöhnt, woanders zu kaufen. Zielwert: umsatzgewichtet je Artikel beobachten; eine Fehlmenge bei einem A-Artikel ist ein Vorfall, bei einem C-Artikel Rauschen.

8. Lagerumschlag (Inventory Turns). Definition: wie oft Sie Ihren durchschnittlichen Bestand in einem Jahr abverkaufen und erneuern (Wareneinsatz ÷ Durchschnittsbestand). Warum es zählt: der Umschlag ist die Geschwindigkeit, mit der Ihr Kapital durch das Lager fließt — je höher, desto weniger binden Sie für denselben Umsatz. Zielwert: stark branchenabhängig (4 bis 12 je nach Sortiment); lesen Sie Trend und Mix, nicht nur die absolute Zahl.

9. Auftragsdurchlaufzeit. Definition: die Zeit zwischen der aufgegebenen Bestellung und ihrem Eingang beim Kunden. Warum es zählt: es ist die Lieferzeit, die der Kunde tatsächlich erlebt und die entscheidet, ob Sie Notlieferant bleiben oder Kernpartner werden. Zielwert: der Maßstab ist Ihr genanntes Versprechen, zuverlässig eingehalten — ein kurzer, aber unregelmäßiger Zyklus ist weniger wert als ein etwas längerer, aber planbarer.

10. Retouren- / RMA-Quote. Definition: der Anteil an Aufträgen oder Wert, der zurückkommt (Return Merchandise Authorization), inklusive Kommissionierfehler, nicht konformer Produkte und Kundenablehnungen. Warum es zählt: jede Retoure kostet Fracht doppelt, bindet Bearbeitung und signalisiert oft ein vorgelagertes Problem — ein falscher Produktdatensatz, ein Picking-Fehler, eine falsch gesteuerte Erwartung. Zielwert: nach Ursache statt gesamthaft verfolgen; das nützliche Ziel ist, vermeidbare Ursachen zu senken, nicht eine magische Zahl zu treffen.

11. Kundenbindungsrate. Definition: der Anteil der in einer Periode aktiven Kunden, die in der nächsten Periode noch aktiv sind (und, feiner betrachtet, ob ihr Volumen hält). Warum es zählt: in der B2B-Distribution stammt der Großteil des Werts von Kunden, die Monat für Monat nachbestellen — ein verlorener Kunde wird zu hohen Akquisekosten ersetzt. Zielwert: eine hohe Bindung nach Anzahl und vor allem nach Wert anstreben und stille Erosion früh erkennen — ein Kunde, der seltener bestellt, bevor er ganz abwandert.

12a. Kommissionierte Positionen pro Stunde. Definition: die Zahl der pro gearbeiteter Stunde im Lager kommissionierten Auftragspositionen, je Person oder je Zone. Warum es zählt: es ist das direkteste Maß der Kommissionierproduktivität, das zeigt, ob Ihre Belegschaft mit dem Volumen Schritt hält oder darin untergeht. Zielwert: die absolute Zahl zählt weniger als ihre Stabilität und ihr Trend; vergleichen Sie Zonen und Schichten untereinander, bevor Sie sich an einem externen Benchmark messen, der oft irreführt, weil er vom Auftragsprofil abhängt.

12b. Logistikkosten je ausgelieferter Bestellung. Definition: die Vollkosten — Kommissionierung, Verpackung, Fracht, Retouren — umgelegt auf jede tatsächlich ausgelieferte Bestellung. Warum es zählt: es ist der reale Preis Ihres Serviceversprechens, der entscheidet, ob ein kleiner Kunde oder eine kleine Bestellung Ihnen Geld bringt oder Sie kostet. Zielwert: nach Bestellgrößenklasse und Kanal verfolgen; es geht darum, mit Verlust bediente Bestellungen zu erkennen und Frachtfreigrenzen, Mindestbestellwerte oder Routing entsprechend anzupassen.

Diese beiden Kennzahlen schließen den Kreis: die ersten zehn sagen, ob Sie gut verkaufen und gut liefern; diese beiden sagen, zu welchen Kosten und damit, ob die scheinbare Leistung tragfähig ist. Ein Leiter, der den Service steuert, ohne die Stückkosten zu steuern, kauft Kundenzufriedenheit mit Marge, die er nie gehen sieht.

Diese 12 KPIs sind nur zusammen etwas wert. Verstreut über eine Vertriebstabelle, einen Buchhaltungsexport und einen Lagerbericht kommen sie zu spät und widersprechen sich — die Finanzabteilung nennt die eine Marge, der Betrieb eine andere, und niemand spricht vom selben Monat. Sie müssen auf einem Bildschirm, in Echtzeit, auf einer einzigen Quelle der Wahrheit leben. Ein Leiter sollte keine Zahlen abgleichen; er sollte aus bereits abgeglichenen Zahlen entscheiden.

Genau das leistet ein konsolidiertes Dashboard wie das von SupplyCore: es aggregiert Marge, DSO, Fill Rate, OTIF, Umschlag, Kundenbindung und Kosten je Bestellung aus denselben Transaktionsdaten, lagerübergreifend eingeschlossen, ohne Neuerfassung oder manuellen Abgleich. Der Vorstand liest dieselbe Wahrheit wie der Lagerleiter und der Controller, im selben Moment.

Vor allem werden die 12 KPIs nicht mehr nur kalt zum Monatsende gelesen. Operative KI-Agenten überwachen fortlaufend und melden Anomalien, bevor sie zu Problemen werden: eine anormale Marge bei einem Kunden, eine driftende Fehlmengenquote in einer Kategorie, ein verspäteter Fahrer, der das Tages-OTIF kippen wird. Der Leiter jagt nicht mehr dem bereits eingetretenen Vorfall nach — die Warnung kommt, solange noch Zeit zum Handeln ist.

Die Regel passt in einen Satz: zwölf Kennzahlen, ein Bildschirm, eine Quelle der Wahrheit und Agenten, die für Sie wachen. Der Rest — die hundert Metriken, die man erzeugen könnte — gehört den Teams, die in die Tiefe gehen, nicht dem Dashboard, das entscheidet. Führen heißt, wenige richtige Kennzahlen zu wählen und sie jeden Tag am selben Ort zu betrachten.